Trưởng phòng: CN LêThị Nhung
Nhân viên: CN Hà Thị Huệ, LX Mai Tùng, KTTBYT Dương Văn Kính, BV Huỳnh Văn Mùi, BV Hoàng Thánh, CN Tôn Thất Việt, Cao đẳng KTTBYT Trương Quang Định
VỊ TRÍ, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, TỔ CHỨC CỦA
PHÒNG HÀNH CHÍNH - VẬT TƯ THIẾT BỊ Y TẾ
Phòng Hành chính - Vật tư thiết bị Y tế là phòng nghiệp vụ chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Giám đốc Bệnh viện và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về toàn bộ công tác Hành chính - Vật tư thiết bị Y tế trong Bệnh viện.
I. NHIỆM VỤ
1. Căn cứ kế hoạch công tác của Bệnh viện, lập kế hoạch công tác của phòng để trình giám đốc phê duyệt và tổ chức thực hiện.
2. Lập kế hoạch cung ứng vật tư, văn phòng phẩm, trang thiết bị cho các khoa, phòng trong bệnh viện theo kế hoạch đã được duyệt, đảm bảo đầy đủ, đúng chủng loại, đúng quy định về quản lý tài chính.
3. Tổ chức tốt công tác quản lí có hệ thống các công văn đi và đến của bệnh viện, hệ thống bảo quản lưu trữ hồ sơ theo quy định. Đảm bảo hệ thống thông tin liên lạc của bệnh viện.
4. Đảm bảo công tác tiếp khách, phục vụ các buổi hội nghị toàn bệnh viện.
5. Tham gia kiểm tra chế độ bảo quản, sử dụng, vận hành các máy, thiết bị của các khoa, phòng trong bệnh viện.
6. Quản lý nhà cửa, kho tàng, vật tư thiết bị thông dụng, máy móc, trang thiết bị và tài sản .. của bệnh viện kiểm kê định kỳ và có sổ sách theo dõi rõ ràng.
7. Quản lý các phương tiện vận tải của bệnh viện. Điều động xe ô tô đi công tác và cấp cứu theo quy định.
8. Tổ chức, thực hiện sửa chữa nhà cửa, duy tu, bảo dưỡng các máy thông dụng theo kế hoạch.
9. Đảm bảo cung cấp đầy đủ nước sạch, cung ứng điện, hơi để sấy, hấp tiệt trùng và xử lý chất thải bệnh viện.
10. Đảm bảo vệ sinh ngoại cảnh sạch, đẹp (vườn hoa, cây cảnh), hệ thống cống rãnh thông thoát trong bệnh viện. Định kỳ tổ chức kiểm tra vệ sinh chung trong bệnh viện.
11. Đảm bảo công tác trật tự trị an chung. Tham gia kiểm tra công tác bảo hộ lao động trong bệnh viện.
12. Định kỳ tổng kết công tác cung cấp, mua sắm vật liệu, văn phòng phẩm, vật tư, trang thiết bị báo cáo giám đốc bệnh viện.
13. Nghiên cứu xây dựng định mức tiêu hao văn phòng phẩm, vật tư thông dụng để trình giám đốc bệnh viện duyệt và tổ chức thực hiện. Kiểm tra đôn đốc việc sử dụng hợp lý, có hiệu quả; chống lãng phí, tham ô.
14. Định kỳ báo cáo Giám đốc về nhận xét việc sử dụng hợp lý văn phòng phẩm, vật tư tiêu hao ở các khoa, phòng trong bệnh viện để giám đốc xem xét quyết định việc khen thưởng, kỷ luật.
15. Quản lý kho vật liệu, văn phòng phẩm, ấn phẩm, vật tư, trang thiết bị thông dụng…
16. Kiểm tra sát sao việc thực hiện Quy chế quản lý và sử dụng vật tư, thiết bị y tế, các trang bị thông dụng và việc thực hiện vệ sinh và bảo hộ lao động.
17. Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được Giám đốc phân công.
II. TỔ CHỨC
1. Các bộ phận
a. Hành chính, công văn đi, đến, lưu trữ hồ sơ;
b. Tiếp khách;
c. Cung ứng vật tư, văn phòng phẩm, trang thiết bị;
d. Sửa chữa nhà cửa, vườn hoa, cây cảnh;
e. Điện, nước sạch, nước thải, lò hơi chất đốt;
f. Duy tu, bảo dưỡng máy móc, trang thiết bị;
g. Thủ kho
h. Bảo vệ trật tự trị an;
i. Quản lý phương tiện vận tải của bệnh viện;
j. Quản lý tài sản bệnh viện và các ki ốt.
2. Vị trí việc làm
a. Trưởng phòng: 01;
b. Phó trưởng phòng: 01;
c. Nhân viên: 04-05;
d. Hợp đồng bảo vệ: 02.
MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA PHÒNG HÀNH CHÍNH – VẬT TƯ THIẾT BỊ Y TẾ
I. TRƯỞNG PHÒNG
Dưới sự lãnh đạo của giám đốc bệnh viện, trưởng phòng Hành chính - Vật tư thiết bị Y tế chịu trách nhiệm giúp giám đốc tổ chức, thực hiện về công tác Hành chính - Vật tư thiết bị Y tế.
1. Nhiệm vụ
a) Lập kế hoạch công tác của phòng trình giám đốc phê duyệt và tổ chức thực hiện;
b) Lập kế hoạch cung cấp, dự trù mua sắm máy móc, trang thiết bị, vật tư thông dụng, vật liệu, văn phòng phẩm theo từng thời gian để giám đốc phê duyệt và tổ chức thực hiện;
c) Thẩm xét các dự trù mua sắm máy móc, trang thiết bị, vật tư thông dụng, vật liệu, văn phòng phẩm, nắm vững nguồn kinh phí để có kế hoạch chi tiêu hợp lí, đảm bảo các nguyên tắc tài chính;
d) Quản lí tài sản của bệnh viện: Nhà cửa, máy móc, trang thiết bị, vật tư thiết bị thông dụng, tài sản.... Tiến hành chế độ kiểm kê định kì, sắp xếp kho tàng hợp lí,, thanh lí tài sản theo đúng chế độ quy định;
e) Định kì tổ chức kiểm tra chế độ bảo quản, sử dụng và vận hành máy móc, trang thiết bị trong bệnh viện;
f) Cung cấp máy móc, trang thiết bị, vật tư thông dụng, văn phòng phẩm theo yêu cầu chuyên môn phù hợp với khả năng kinh phí của bệnh viện được cấp. Có kế hoạch tiết kiệm và thực hiện chống tham ô, lãng phí;
g) Tổ chức chỉ đạo và thực hiện công tác vận chuyển trong và ngoài bệnh viện. Sử dụng hợp lí, có hiệu quả các phương tiện vận chuyển của bệnh viện;
h) Thực hiện kiểm tra giám sát công tác vệ sinh ngoại cảnh nơi công cộng;
i) Đảm bảo cung cấp đủ, điện nước sạch và xử lí nước thải;
j) Tổ chức quản lí và thưc hiện công tác hành chính bao gồm:
- Công văn đi, đến, hệ thống lưu trữ và bảo quản hồ sơ, tài liệu;
- Vi tính, đánh máy, tiếp khách, tổ chức hội nghị.
k) Chịu trách nhiệm về công tác an ninh trật tự, có kế hoạch phòng chống cháy, nổ trong bệnh viện;
l) Tổ chức cho các thành viên trong phòng học tập để nâng cao trình độ;
m) Định kì sơ kết, tổng kết và báo cáo giám đốc tình hình mua sắm, cung cấp máy móc, trang thiết bị, vật tư, thiết bị, văn phòng phẩm, duy tu, sửa chữa và thanh lí tài sản;
n) Quản lý kho văn phòng phẩm, ấn phẩm, vật tư thiết bị thông dụng,...;
o) Thực hiện các nhiệm khác khi được Giám đốc phân công.
2. Quyền hạn
a) Chủ trì giao ban phòng hàng ngày và dự giao ban bệnh viện;
b) Bố trí nhân lực trong phòng cho phù hợp với công việc;
c) Điều động, bố trí phương tiện vận chuyển trong và ngoài bệnh viện;
d) Nhận xét các thành viên trong phòng về nhân lực, khả năng chuyên môn, tinh thần phục vụ để trình giám đốc xét khen thưởng, đề bạt, hoặc kỉ luật;
e) Được tham gia các hội đồng theo quy định của Nhà nước và sự phân công của giám đốc.
3. Yêu cầu
a) Trình độ học vấn: Đại học trở lên;
b) Ngoại ngữ: Chứng chỉ B;
c) Tin học: Thành thạo tin học (Chứng chỉ A trở lên);
d) Quản lý: Chứng chỉ Quản lý Nhà nước ngạch chuyên viên;
e) Kinh nghiệm: 02 năm.
II. PHÓ TRƯỞNG PHÒNG
1. Trách nhiệm: Phó Trưởng phòng là người giúp Trưởng phòng về từng mặt công tác do Trưởng phòng phân công và chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng về những quyết định của mình.
2. Quyền hạn: Thay thế Trưởng phòng giải quyết những công việc theo giấy ủy quyền của Trưởng phòng và phải báo cáo lại những công việc đã giải quyết với Trưởng phòng.
3. Yêu cầu
a) Trình độ học vấn: Đại học trở lên;
b) Ngoại ngữ: Chứng chỉ B;
c) Tin học: Thành thạo tin học (Chứng chỉ A trở lên);
d) Quản lý: Chứng chỉ Quản lý Nhà nước ngạch chuyên viên;
e) Kinh nghiệm: 01 năm
III. CÁC BỘ PHẬN
Tùy tình hình nhân lực, trình độ chuyên môn theo vị trí việc làm, Trưởng phòng phân công cán bộ phụ trách các bộ phận sau hoặc các nhiệm vụ khác khi Giám đốc phân công:
1. Hành chính, văn thư, lưu trữ
- Quản lý văn thư đi, đến theo quy định;
- Đánh máy, photocopy các văn bản, công văn giấy tờ thuộc phần việc được giao;
- Quản lý con dấu theo quy định;
- Lưu trữ hồ sơ, tài liệu theo quy định về công tác văn thư-lưu trữ;
- Lập lịch công tác tuần của Ban Giám đốc;
- Đôn đốc, nhắc nhở, mời họp các đơn vị nhằm đảm bảo các cuộc họp đầy đủ các thành phần dự họp;
- Lập giấy giới thiệu, giấy đi đường, công lệnh xe cho cán bộ, nhân viên đi công tác.
2. Tiếp khách
- Chủ động lập kế hoạch, thời gian, lịch trình tiếp các đoàn khách theo quy định;
- Đảm bảo công tác phục vụ các buổi hội nghị, tập huấn, đào tạo của bệnh viện;
- Đảm bảo công tác hậu cần của bệnh viện.
3. Cung ứng vật tư, văn phòng phẩm, trang thiết bị
- Hàng quý dự trù, lập kế hoạch mua trang thiết bị, vật tư thông dụng, vật liệu, ấn phẩm, văn phòng phẩm theo yêu cầu của khoa phòng;
- Tạm ứng hàng khi có yêu cầu đột xuất từ khoa phòng và lập sổ theo dõi hàng tạm ứng;
- Định kỳ tổng kết công tác cung cấp, mua sắm vật liệu, ấn phẩm, văn phòng phẩm, vật tư, trang thiết bị báo cáo giám đốc bệnh viện;
- Nghiên cứu xây dựng định mức tiêu hao ấn phấm, văn phòng phẩm, vật tư thông dụng để trình giám đốc bệnh viện duyệt;
- Kiểm tra đôn đốc việc sử dụng hợp lý, có hiệu quả; chống lãng phí, tham ô.
4. Sửa chữa nhà cửa, vườn hoa, cây cảnh.
- Lập kế hoạch và triển khai sửa chữa nhà cửa, vườn hoa, cây cảnh;
- Định kỳ chăm sóc vườn hoa, cây cảnh của bệnh viện;
- Đảm bảo hệ thống cống rãnh thông thoát trong bệnh viện;
- Đảm bảo công tác vệ sinh ngoại cảnh. Định kỳ tổ chức kiểm tra vệ sinh chung trong bệnh viện;
- Sửa chữa kịp thời các công cụ, dụng cụ theo yêu cầu của các Khoa phòng (bàn, ghế, tủ, giường, kệ, cửa...);
- Sửa chữa và xây dựng nhỏ mặt bằng trong khuôn viên Bệnh viện.
5. Điện, nước sạch, nước thải, lò hơi chất đốt
- Đảm bảo cung cấp đủ điện, nước sạch và xử lí nước thải đúng quy định;
- Kiểm tra giám sát việc sử dụng điện, nước đảm bảo an toàn và tiết kiệm;
- Khảo sát, kiểm tra các đơn vị có nhu cầu đề nghị mua sắm, sửa chữa điện, nước, hệ thống xử lý nước thải và báo cáo lãnh đạo phòng;
- Sửa chữa kịp thời theo đề nghị của khoa phòng.
6. Trang thiết bị, vật tư y tế
- Tổ chức duy tu, bảo dưỡng, sửa chữa máy móc, thiết bị y tế kịp thời;
- Lập hồ sơ, lý lịch cho tất cả các loại máy, xây dựng quy định vận hành, bảo quản và kỹ thuật an toàn sử dụng máy. Đối với những máy đắt tiền, quý hiếm phải có người trực tiếp bảo quản sử dụng theo quyết định của giám đốc Bệnh viện;
- Tổ chức thực hiện việc kiểm tra định kì và đột xuất việc sử dụng và bảo quản máy móc, thiết bị y tế. Mỗi lần kiểm tra phải ghi nhận xét và ký tên vào hồ sơ lý lịch máy;
- Kiểm tra công tác bảo hộ lao động, đặc biệt đối với các máy tối nguy hiểm theo danh mục quy định của Nhà nước;
- Định kì đánh giá, báo cáo tình hình quản lý và sử dụng máy móc, vật tư - thiết bị y tế trong Bệnh viện, trình Trưởng phòng.
7. Thủ kho
- Bảo quản hàng hóa trong kho theo đúng quy định;
- Kiểm soát chất lượng, số lượng hàng khi nhập - xuất kho, kiểm tra đối chiếu số lượng hàng ghi trên hóa đơn so với phiếu nhập, xuất;
- Bố trí sắp xếp hàng hóa gọn gàng. Hàng nhập trước xuất trước, hàng nhập sau xuất sau;
- Phải có thẻ kho, sổ sách giấy tờ theo dõi đối chiếu số lượng và chất lượng chính xác;
- Lưu giữ phiếu xuất - nhập đúng chế độ qui định;
- Cấp, phát hàng theo phiếu xuất hàng tháng hoặc tạm ứng đột xuất cho các khoa phòng;
- Theo dõi, đôn đốc việc thu hồi các vật dụng, tài sản cho mượn, tài sản thay thế;
- Bảo quản tốt hàng hóa.thường xuyên kiểm tra các hàng hóa tồn kho, cập nhật sổ sách chính xác;
- Có trách nhiệm phòng gian bảo mật, khi phát hiện có vấn đề nghi vấn phải báo cáo ngay cho Lãnh đạo phòng hoặc ban giám đốc;
- Đảm bảo phòng cháy, chống mối, mọt, chống chuột…;
- Hàng tháng báo cáo hàng và ấn phẩm tồn kho.
8. Bảo vệ trật tự trị an
- Trực gác tại cổng ra vào bệnh viện:
+ Kiểm tra, ngăn chặn được các đối tượng tình nghi, nguy hiểm vào ra bệnh viện;
+ Hướng dẫn, trợ giúp bệnh nhân, người thăm bệnh;
+ Ngăn chặn được tình trạng trộm cắp tài sản, tình trạng mang vật dụng nguy hiểm ra, vào bệnh viện.
- Tiến hành tuần tra khu vực;
- Bảo vệ an ninh trật tự, tính mạng, tài sản của những người đang sinh hoạt, hoạt động, làm việc tại bệnh viện.
9. Quản lý phương tiện vận tải của bệnh viện
- Khám lưu hành xe đúng qui định;
- Làm công tác lái xe chuyển bệnh cấp cứu trong và ngoài tỉnh;
- Lái xe đưa rước cán bộ, nhân viên đi công tác;
- Bảo quản và lau chùi xe sau mỗi chuyến đi chuyển bệnh hay đi công tác về;
- Giữ gìn và bảo quản các trang thiết bị phục vụ công việc hàng ngày;
- Đề xuất bảo trì sửa chữa xe định kỳ.
10. Quản lý tài sản bệnh viện và các ki ốt
- Quản lý nguồn nhập tài sản, đơn vị sử dụng, khấu hao giá trị tài sản;
- Tiến hành chế độ kiểm kê định kì, sắp xếp kho tàng hợp lí;
- Thanh lí tài sản theo đúng chế độ quy định;
- Có sổ theo dõi rõ ràng đúng quy định;
- Định kỳ báo cáo thống kê tài sản cố định, trang thiết bị y tế;
- Quản lý các ki ốt: Hợp đồng, theo dõi sử dụng điện nước, các khoản phí mặt bằng, kiểm tra giám sát hoạt động của các ki ốt.